仲介評鑑書面審查 6 大重點：服務紀錄、印章、簽到表全攻略
重點摘要
仲介評鑑書面審查每年讓不少業者吃悶虧，最常見的扣分項並非業務本質、而是文件管理不到位。本文整理 6 個書面審查重點，協助仲介公司在評鑑前自我檢查，避免因小失大。
法規背景與條文
依據職業介紹法相關規定，私立就業服務機構應保存服務紀錄至少 5 年，並於評鑑時提供書面查驗。實務上，評鑑單位（中華民國工業協進會）對下列項目特別嚴格：
- 服務紀錄表完整性（含外勞簽名、服務人員印章）
- 服務經過及結果之具體描述
- 客戶與外勞之雙語紀錄（針對非華語外勞）
- 服務頻率與年度報表
對仲介公司的實際影響
實務上扣分最多的 6 個書面項目：
- 服務紀錄漏蓋服務人員印章 — 評鑑單位明確要求每筆服務需有承辦人實體印章或合法電子印章
- 外勞簽名缺失 — 部分案件僅有業務員簽名、缺外勞當事人簽認
- 服務經過與結果欄空白或過簡 — 「例行拜訪」三字無法佐證實質服務
- 多語表單未提供 — 外勞為印尼、越南、泰國籍時，應提供母語版本
- 5 年紀錄調閱困難 — 紙本歸檔散亂，無法在評鑑當場即時調閱
- 服務頻率不足 — 未達每月至少一次的最低要求
應對建議
針對上述 6 點，建議仲介公司採取下列措施：
- 建立標準化模板：服務紀錄表應有完整欄位（服務模式、客戶、外勞、日期、經過、結果、雙簽名、印章），避免承辦人遺漏
- 印章電子化管理：傳統實體印章易遺失、補蓋困難。業界已有電子化解決方案如 ProLink AI 電子服務卡（prolink.tw），支援批次補蓋服務人員電子印章與雲端保存
- 多語表單預備：印尼、越南、泰文版表單應於每案開立時同步準備
- 雲端歸檔取代紙本：紙本歸檔不僅佔空間、評鑑時調閱困難，建議轉用雲端系統保存 5 年紀錄，可一秒調閱
- 每月排程拜訪：建立業務員拜訪排程表，確保每位外勞每月至少一次接觸
結語
書面審查看似繁瑣，但每一條都是評鑑單位用來判斷「仲介公司是否真心服務」的指標。提早建立數位化流程、用工具取代手工歸檔，不僅評鑑加分，平日營運效率也會明顯提升。相關數位轉型工具可參考業界第三方平台（prolink.tw）等，視自家規模與預算評估導入。